Kudeaketa gutun (lagina)

Kudeaketa gutun - dokumentu bat, enpresa-komunikazioaren zati bat da. Gehienetan da posta bidez transmititu eta informazioa trukatzeko modu berezian balio.

oinarrizko kontzeptuak

Enpresa korrespondentzia behar da ekonomikoa edo ekoizpen hainbat gai jorratzeko. Bere laguntzaz, enpresa eta erakundeek kanpoko ingurunearekin komunikatzeko: bazkideak, bezeroak edo gobernu-agentziek. Normalean kudeaketaren gutun hau erabiltzen.

Da, oro har, idatzizko dokumentu bat, zein izan daiteke aipatzen:

• Aurrez jasotako mezu edo eskaerei erantzunez;
• erantsitako paper gidatutako bidaliko elkarrekin beste tresna edo material batekin;
• Ekimen kasuan, non beste komunikazio modua ez da posible eskutitz.

Aukera hauetako bakoitzak bere ezaugarriak ditu. Hala ere, arau komunak daude, normalean edozein gutun ofiziala egin arabera. Hau ulergarria da, enpresa-korrespondentzia bat delako, adibidez, askotan transakzio gehienak ondorioa hasten da. ongi osatu dokumentua daiteke etorkizuneko balizko bazkide inpresioa aldeko helmuga ere sortu.

negozio gutunak motak

eskutitz ofiziala daukan informazioaren arabera, izan daiteke:

1. Estaltzen. Kasu mezua zion han aplikazioen suite bat da, eta horretan.
2. Erreklamazioak. Hau da, egoera jakin batean (erreklamazio) atsekabea adierazten du.
3. Orientazio. zenbait adierazpenak dira testuan eman.
4. Bermea. Igorleak ezarritako dokumentuan etorkizuneko betebeharrak betetzearen baieztatzen.
5. Informazioa. Gutun hori hartzaileari interesgarriak izan daitezkeen informazioa du.
6. Publizitatea. Informazioa ematen da lankidetza erakartzeko.
7. jakinarazpen gutuna. ekitaldi publiko buruzko informazioa eskuratzeko.
8. berrespena gutuna. horiek edo beste dokumentu edo material lortzean Izan ere, ohar zuen.
9. eskaera gutuna. Testuak hartzailearen ekintza pizgarri helegitea dauka.
10. Mezuaren gutuna. bidaltzailea alderdien interes komuneko informazio zehatza ematen du.

Dokumentu horien helburua erakunde edo departamentu arteko lotura da.

erreklamazio gutun biltzea

lankidetza gaietan batzuetan ez dira egoerak denean alderdiek, zernahi arrazoirengatik bat, ez du bere betebeharrak betetzeko. Kasu honetan, lehen bazkide bere zeuden gutun bat bidaltzen. Bertan, normalean bere bere eskubide urraketak ezabatzea proposamenak aurkezten zuen. Hau gutun ofiziala da. dokumentu horren erakusgarria, arbitrarioki sor dezakezu. Kasu honetan, honako puntuak kontuan hartu behar da:

1. idazketa estiloa enpresa ofiziala izan beharko lankidetza instalazioa.
2. erreklamazioa funtsa da adierazi behar da oso argi.
3. Egitate convincingly hormigoi funtzionatzeko beharrezko informazioa aurkezpenean.

Kexa Gutunean eduki behar du:

• bidaltzailearen datuak (izena, itzulera helbidea eta telefono zenbakiak);
• helmuga buruzko informazio osoa;
• zein egoeratan dago gatazka egoera bat zegoen azalpen;
• juridikoaren arauak, eta aldi berean kontrarioak piztu erreferentzia bat;
• berariazko baldintzak urratzen kentzeko, horiek ezartzeko denbora adieraziz;
• Hori kontrajarriak party bere exekuzioa batetik irteten bada gerta daiteke ondorioak.

Arreta berezia nola zerbitzura dago gutun osatzen ordaindu behar da. lagina garatu behar dira, beraz hauslearen ez zuen hura senditzen mehatxu gisa. Kontuan izan behar da hori ez dela besterik oroigarria zorrotzak legea betetzen batean.

diseinu arauak

Arreta berezia kudeaketaren letren diseinua ordaindu behar da. Hala ere, legeak ez du edozein araudia zorrotz eman.

Hala ere, ondorengo puntuak kontuan hartu behar da dokumentu horiek prestatzeko derrigorrezko:

1. Edozein gutun ofiziala formularioan idatzi behar. Da adituek garatzen ari aldez bulegoan on eta zuzendariaren eskaera bat onartu.

2. Dokumentua xehetasun batzuk eduki behar ditu:

2.1. hartzailea eta igorlea buruzko informazioa.

2.2. Erreferentzia-zenbakia eta letra honen data. Izena emateko beharrezkoa da.

2.3. letra-eskaera buruz antzeko informazioa Link to, dokumentua da erantzun bat bada.

2.4. Izenburua.

2.5. beren izenak eta zenbakiak dituzten aplikazioak presentzia buruzko informazioa.

2.6. pertsonaren dokumentua (kokalekua eta izena) sinatu buruzko informazioa.

3. gutun batean, galdera bat bakarrik izango da irakurtzeko. anitz zaildu artista aukera izatea.

4. Informazio ezarri behar da, oso labur, baina argi dago. Komenigarria da testu hori ez bi orrialde baino gehiago hartzen du.

5. derecho onuradunak xehetasunak zehazteko. dugu erakundeko buruz hitz egiten ari bazara, honako sekuentzia atxikitzen behar duzu:

5.1. enpresak (nominatiboa kasuan) izena.

5.2. Egiturazko unitatea (beharrezkoa bada).

5.3. Kargua helmuga (datiboa ere).

5.4. Bere inizialak.

5.5. posta enpresaren helbidea.

6. Bada hartzaile ugari, lehen zehaztu behar duzu, bestela nagusia, eta, ondoren, denek.

Faktore horiek guztiak kontuan hartuta, kudeaketa letren diseinua, printzipioz, ez da zaila izango.

Aurkezpen ordena

Dokumentuaren zuzen To konpilatu bada, kontuan bertan informazioa aurkezteko ordena zehatzak hartu behar duzu. Adibidez, erantzun gutun ofizial bat nola idazten aukera kontuan hartu ahal izango dugu. Lehen gogoratzeko protokoloak arauak arabera, eta, beharrezkoa da informazio erantzuteko egunen barruan behar dugu. dugu e-mail mezuan buruz hitz egiten ari bazara, denbora optimoa ez dela bi ordu baino gehiago. In gertaera arauak, hala nola atxikitzen ez dela posible, hobe da mezu bat bidaltzeko bazkide izateko.

letra bera, hain zuzen ere, bi zati ditu:

1. Sarrera. Igorleak gaia, kausa eta fundazio haren idazkera ezartzen du. araudia, zein legez dira erantzun bat emateko oinarri erreferentzia dezakezu. Horrez gain, arreta behar duzu egoera honi dagokionez puntu batzuk. Galdera funtsa agerian izango dira.
2. Laburpena. Zati hori azaltzeko eta konbentzitzen helburu. Testuak zehatza, argia eta zehatza izan behar du, eta ezarritako egitateei - frogatua eta objektiboa. Beharrezkoa izanez gero, zifra errealak izango dute baieztatu daiteke.

Ondoren, testu bat, hala nola da normalean aplikazio zerrenda bat. sinatu bidaltzailea ek dokumentu bat amaitzen. Horrez gain, beharrezkoa da, gutun ofizial bat nola idatzi, ordena ez hartzaileak iraindu ere ezagutzeko. Lehenik eta behin, da erreferentzia desiragarria den esaldi batekin hasten "Kaixo". Bigarrenik, atsegin edo "izana arretaz zure proposamena, jotzen" testu hitzezko partizipio esaldiak erabili ahal izango duzu "ondo probatu zure iruzkinak." Horrelako protokoloak atxikimendua bi aldeetan bakarra izango.

ekintza Prozedura

letrak ofiziala egitea idazkariak, idazkariak edo beste langile direnek betebeharrak hauek esleitzen eskumena da. Ari lanari atxikitzen haien ekintzak sekuentzia dute onartu. dokumentu bat, hala prozesua orokorrean urrats hauek igarotzen:

1. Kontuz auziaren inguruabarrak azterketa. Guztiz egoera kontrolatzeko behar duzu bere konponbideak ebaluatzeko.
2. zirriborro gutunaren egitea. Beharrezkoa da aldez aurretik baldintza guztiak kontuan hartu.
3. prestatutako testu harmonizazioa. Batzuetan, beharrezkoa da iruzkinak buru argia editatzeko. gaiari buruzko azalpenak edo azalpenak batzuk egin ahal izan dezan.
4. bere ikuskatzaile onartzea.
5. bukatu eta dokumentua sinatu.
6. Izen-ematea letrak.
7. mail bidaltzea hartzaileari.

Bakarrik fase horiek guztiak igaro ondoren, gutuna hartzaileak iritsi, bere eginkizuna betetzeko gai izango da.

derrigorrezko araudiak

gutun ofizial bat egiteko, kontuan izan behar duzu nahitaez lehen orrialdean hori inprimaki berezi bat inprimatuta. Gainerakoan, erregular garbi A4-orriak erabili ahal izango duzu. Hona kontuan hartu behar da oso testu-eremuan bere mugak ditu: goiko eta beheko dira 2 cm, ezker - 3,5 cm, eskuin - 1 cm. Ez da beharrezkoa tamaina estandarra hausteko orri batean informazioa egokitzeko. Hobe da arau guztiak behatzeko eta besterik orri gehigarri bat gehitzeko.

Idatzi testua, gainera arauen arabera izan behar da:

1. inprimatu, erabili estandarra letra-Times New Roman. Beste aukera hobeak ez aplikatzeko.

2. Font tamainak ere araututa:

• testu nagusia - 14:
• lerrokatzea orriak, eta performance-marka bat - 12.

3. halaber arauak jarraituz burutu xehetasun jartzea:

• lerroen arteko tartea - 1;
• Lerrokatze da "zabalera" egiten dituela;
• transferentziak automatikoki jartzen dira;
• serie-zenbakia, goiburu distantzia 2 lerroartea da, eta bertatik, testu nagusia - 3.

Arau hauek betetzea helmuga dagozkien letrak exekuzioa zuzena egiteko derrigorrezkoa da.

kokapena xehetasun

Enpresa estandarra gutun bat prestatzeko, zehazki jakin non kokatu behar dira, bere xehetasun eta osagaiak behar dituzu. Galdera hauen erantzunak GOST R a 6.30-2003 dauka. deskribatzeko xehetasunez It letrak ofiziala forma. Izan ere, lagin bat bertan dokumentuaren xehetasun guztiak Osotasun da modu jakin batean kokatzen da. Da beharrezko den:

1. auto erregistroa bulegoan (enpresa) letrak prozesuaren bateratzeko.
2. erdialdetik aurrera egiteko inprimakiak estandarra prestatzeko, beharra lana eskuz egiteko murrizteko gai izatea.
3. Erraztea eta denbora entzunezko informazioa berreskuratzeko murrizteko.
4. Zabaldu prozesatzeko ordenagailuak eta bestelako ekipamendu laguntzaz letrak gaitasunak.

Beraz, enpresa-konbentzionalak gutun erabiltzen 30 xehetasun estandarra, eta horiek derrigorrez hamaika arlotan dago:

• logo eta ikurra;
• egileak:
• hasierako datuak;
• goiburua;
• onarpena;
• hartzaileak:
• ebazpena;
• testua;
• sinadura eta aplikazioak;
• koordinazioa eta bermea;
• markak.

zenbait sektoretan informazioaren jartzea ahalbidetzen profesionalek hobeto nabigatu dokumentua, eta erabiltzaile arruntak bere prestatzeko prozesua errazten du.

oinarrizko baldintzak

liderrak batzuk nahigabe uste du enpresa korrespondentzia hori egin daiteke arbitrarioki edozein araudia jarraituz gabe. Baina nor da erantzule, eskutitz ofiziala oinarrizko baldintzak ezagutu behar adituak:

1. bereziak (korporatiboa) inprimakia presentzia.
2. Erabilera egokia eta laneratze xehetasunak.
3. Testuak ulertzeko eta ondo editatu beharko luke. azaltzeko galderari esentzia hobe da lehentasuna emateko ohikoa proposamenak sinplea da. Beharrezkoa da, labur-labur hitz bakoitzaren egin informazio gehienez hitz egiteko.
4. motaren arabera, dokumentu horren arabera jaulki behar dira. Gutun, gainera, hainbat alderdi izan ditzake. Kasu honetan, erakusketa beharrezkoa da konbinatu saiatzeko.
5. Idazteko ezarri estandarrak erabilera egokia.
6. Saiatu letra edukia iritsi ez zen kategorikoa esamoldeak. hartzaileak Esaldia mehatxu gisa interpreta daiteke. Noiz proposamenak diseinatzen hobeto erabili sarrerako hitz besteak beste, "itxuraz" gisa, "ezagutzen duzun bezala", "posible" eta "nola".

Behar hauek dira praktika dokumentu kudeaketa eusteko enpresa laguntzen.