Archival Gestión erakundea: GOST, argibideak, dokumentuak, arau. archival erregistroak kudeatzeko jarraibideak

Archival erregistroen kudeaketa arauak eduki gako beharren paperak eta ez egungo enpresaren jardueretan parte hartzen duten materialekin lan egiteko. Dute gaur jarraiki formulatu dira arau-esparrua, arauzko esparrua prozesatzeko, bilketa eta informazioaren biltegiratze. multzo Archival Gestión for Standard esparruan erabilitako giltza irizpideak. Noiz horietako redacción kontua aurrerapen sartu teknologia eta informazio aurreratu teknologia erabiltzea da. Demagun aurrera artxiboko erregistroak kudeaketaren oinarria.

Eragina

Guidelines artxiboko erregistroak kudeatzeko gobernu-agentziek aplikatuko. Horiek ere lan mota batzuk arduratzen enpresei beharrezkoa. Bereziki, araudiaren deskribapena, matrikula, zaintzeko eta Archival Errusiar Federazioko fondo dokumentuak erabilera zatian eskatzeko, egoera jabetza aipatzen.

enpresen banaketa administratiboa, film, fonografikoak, bideoak, argazkiak, mapak, zientzia eta teknologia, telemetria informazioa, gobernatzen ezarritako plangintzaren eta erreportaje batean ezarritakoaren arabera lan egiten.

betebeharra eta eskubidea artxiboak aldi baterako RF AF dokumentuak gordetzeko sektoreko legeriaren oinarria ematen du (1993tik) en erakundeak, posizio osatzeko (1994 eta 1998an hasita). Arau-esparrua osatzeko, eskualdeko garrantzi ekintzak zuzenbidearen. Jotzen arauak ez dokumentuetan aplikatzeko, hori Legea Federalak arautzen lana № 5485-1 eta Presidentzia Dekretua № 1203 30.11.1995 batetik,

osatze

Enpresa-unitateen base dokumentala berraztertzeko sistematikoa da. Biltzea zehazten ditu:

1. Iturriak.
2. materialen konposizio jaso behar.

Jarduera honen zati gisa ere egiten da, dokumentuak transferentzia zuzeneko artxiboan. iturriak hauek dira:

1. Enpresa-unitateak.
2. Pertsona Fisikoa.
3. Mendeko egitura.

materialen konposizioa

archival erregistroak kudeaketa instrukzioa ezartzen eskuratzea landuko da aldi baterako (10 urte baino gehiago) kasuetan eta biltegiratze iraunkorra. Era berean langileen inguruko informazioa laburbiltzen. Cases non apala 10 urte baino gutxiago bizitzan, oro har, artxiboak ez dira transferitu. Dute enpresaren zati garrantzitsuak jasotako dira. apala gauza, hala bizitzari amaieran dira suntsitu egingo dira. karaktere indibidualen Xehetasunak jabeak eskatuta transmititzen dira. Beranduago, Estatuko Artxiboan dute bidaltzen diren edukien iraunkorra da. transferentzia material Enpresak aitzindaria eta likidatutako menpeko egiturak ere izan beharko du.

Archival erregistro kudeaketa eta nomenklatura

Baimendutako langileek enpresako informazio materialekin lan egitean, egin kasu zerrenda sistematikoa. nomenklatura deitu zuen. bere eraketa At dela adierazten apal-bizitza materialak. archival erregistroak kudeaketa eskuliburua baimendutako zatiketa jarraipena egiteko eta zerbitzuak emateko errazteko nomenklatura idazketan agintzen. Sistematikoa zerrenda informazio iraunkorra eta aldi baterako (gehienez 10 urte) biltegiratze materialak inbentario eraketa oinarri gisa balio du. Nomenklatura halaber kontabilitate dokumentu nagusietako bat da. It aldi baterako biltegiratze-kasuetan, 10 urte baino gutxiagoko epe baten barne matrikula egiteko erabiltzen da. Ezarri nomenklatura sistematizazio eskema erabil daiteke denean burutu txartela fitxategia egintzak garatzea.

sailkapen

archival erregistroak mantentzea kudeaketa egiten da hiru nomenklatura mota on:

1. Tipikoa.
2. Eredugarria.
3. Banakako (enpresa jakin baten).

Lehena antzeko erakundeek sortutako materialen osaera zehazten du. Standard nomenklatura jotzen da arauzko dokumentu bat izan nahi. Gutxi gorabeherako sistematizazio informazio materialen konposizio gutxi gorabeherako enpresek direla bere ekintza estalita, indizea adierazteko zehazten du. recommendatory pertsonaia bat du. sistematizazio mota hauek banakako sorta baten eraketa erabiltzen eta bertan sartu transferitu aldaketarik gabe.

prestaketa Ezaugarriak

artxiboko enpresa erregistroak kudeatzeko dokumentuak agindutako eran sistematizatu egiturazko unitateak izendegiaren arabera. Azken hauek adostu behar da, eta liderrak sinatuta.

Enpresaren nomenklatura da forma orokorrean egina. Da artxiboko burua edo arduraduna, sinatutako zerbitzu-burua edo baimendutako langile bat arabera izenpetutako. Nomenklatura aditua Batzordeak onartu behar da, eta, ondoren, enpresako zuzendari onartu. prozedura horiek egin ondoren enpresaren zatiketa egiturazko buruak atal garrantzitsua zati bat ematen da.

datorren urtean egungo aldiaren azken hiruhilekoan eratutako for nomenklatura. Harmonizazioa egiten da gutxienez 1 denbora 5 urteotan. egitura eta enpresa funtzioak, nomenklatura berria aldatzen baduzu.

Gaietako konpilatzean prozedura

Taldekatze izeneko eraketa jarduten izendegiaren arabera landuko. Archival Gestión erakundea Informazio sistematizatzeko karpeta baten izena jarraiki dira. Ez da zilegi bikoiztuak kopiak eta zirriborroak taldekatze. Salbuespenak balio handiko ibilgailuak dira. Ezin da paper karpeta batean jarriko bueltatu behar.

Mantentzea artxiboko erregistroa mantenduz zentralizatu manipulazioa material zerbitzuaren informazioa emateari batean egiten da, eta deszentralizatu batean - bai egiturazko unitateak, eta gainetik zatiketa. Elkartzea biltegiratze media segurtasuna arduradunak gainbegiratzea zuzeneko pean egin da. Beharrezkoa izanez gero, Estatuko Artxiboko langileek parte hartu ahal izan.

Gakoa baldintzak

Archival erregistro kudeaketa egiten da araudi eskakizunei jarraiki. dituzten karpetak osatuz informazio eramaile behar honako baldintzak betetzen:

1. biltegiratze aldi baterako eta iraunkor materialak bereizita biltzen dira.
2. karpeta kopia bat sartzen da paper bakoitzaren.
3. karpeta egutegi urtebeterako material presente egon behar du. arautegi hori, hala ere, ez dira salbuespenak. Hauek dira:

• fitxategi pertsonalak dira, dagokion langile iraupen osoa zehar ziren pausoa
• materialak eta hautetsi zutik haiekin batzordeak, diputatu taldeak, deialdiaren aldian regimented egiturak;
• Paper hezkuntza erakundeak, exekutatu eta eskola urte bat bildurik;
• antzerki-materialak, denboraldiko jardueren ezaugarriak;
• historiak, eta abar.

karpeta 250 cm baino gutxiago ez baino gehiago 4 lodiera batean orriak izan behar da.

administrazio jardueren Agrupación

Archival Gestión eramaile mota desberdinak sistematizazioa eskatzen du. Hauek attribute eta administrazio ekintzak barne. mota eta kronologia aplikazioen arabera sailkatu dira:

1. arauzko egintzak onartutako estatutuetan ezarritakoaren, eranskin gisa jarduteko. biltzen ari dira. xedapen, araudi, estatutuak izan diren egintzak independente gisa onartu bada, sistematizatzea horietako kasu banakako.
2. Eskariak eta horiek ezartzeko egiturak handiagoko erabakiak dira enpresaren arlo taldekatuta.
3. Eskariak langileen inguruko, atxikipen aldia arabera sistematizatua. Informazio material enpresaren alde desberdinetan komenigarria egintzak, talde bereiz bolumen handi batekin.
4. jarduera-arloetan ere Eskariak banan-banan sistematizatu dira langileek jarduten dute. Adibidez, artxiboko Gestión ordena karpeta berean sartzen da, eta zatiketa arduraduna buru izendatzea - bestera.
5. Onartutako mugak, txostenak, kalkuluak, itemized zerrendak, planak eta abar. bereizita taldekatzen horietako proiektuen from.
6. fitxategiak pertsonalean dokumentuak Kokapena egiten da jaso dira ordenan.
7. Aurpegi langileen soldata-fakturak karpetak desberdinetan sistematizatua. Dute ordena alfabetikoan antolatuta.
8. Kexak, iradokizunak, herritarrek konpainiaren jarduerei buruzko kexak, haien kontuan eta ezartzeko erregistro bereizita biltzen dira gaietan pertsonala norbanakoen kexak batetik.
9. korrespondentzia Sistematika ohi da gauzatzen egutegia kronologikoki epean. Kasu honetan, erantzunak dira galderak ondoren jartzen. korrespondentzia gai jakin bat, hau da, aurreko urtean hasi zen on berritzeko kasuan, dokumentuak egungo epea karpetan sartzen. Kasu honetan, aurreko urteko indizea adierazten du.

zaintza onartu Informazio eramaile egitea

Archival Gestión egiturazko unitateak eskakizun kopurua eskaintzen, paper dokumentuak lanean. eramaile egitea partziala edo osoa izan daiteke. araberakoa biltegiratze denboraren araberakoa da. matrikula osoa egiten da aldi baterako dokumentuak (10 urte baino gehiago), eduki iraunkorra, bai eta langile egintzak errespetua. eskatzen du:

1. Hardcover / loki karpeta.
2. orrien zenbaketa.
3. egitea, orri-lekuko.
4. Barne inbentarioa eraketa beharrezkoa bada.
5. xehetasunak doikuntza egitea azal orri. name uki dezakete enpresaren, matrikula karpeta kopuruari, muturreko datak, eta abar.

aldi baterako biltegiratze, 10 urterako, zati batean marrazten barne materialak. Beraz, ez da onartzen baloreen sistematizazioa aurrera eramateko karpeta, ez zenbakidun zerrendetan, ez bermea labela izan.

ñabardura

Archival Gestión - zein espezialistak ematen ez bakarrik segurtasun-informazioa eramaile, baina baita aukera haiekin lan egin behar beharra sortzen duen jarduera bat. Horretarako, egintza karpeta, lau zulatu artxibatu kartoizko azal batean eratuz. halaber, testuak irakurri, ebazpenak, bisak datak paper guztiak ere aukera aztertzen lotu onartzen dira.

metal Berno guztiak taldekatze prestatzeko kentzen dira. biltegiratze iraunkorra eta egintzak bereziki baliotsua edo formaturik gabe osatua zuzendua materialak dira murriztuta hiru balbula kateak karpetak edo kutxak bereziak jasotako.

izaera pertsonaleko dokumentuak unclaimed (lana liburu, txartelak, txartelak militarra eta abar) dauden Noiz. diote bereizi gutunazal batean jarri dira eta artxibatu egiten materialen gainerako. karpeta amaieran dauden hutsik xafla-lekuko izan behar du. karpeta hasieran sutured inprimakia barne-inbentarioa egiteko. segurtasuna eta paper orri bakoitzeko zenbaki arabiarrak contuan antolamendua ordena bermatzeko. Arau honek ez du orri aplikatuko, eta lekuko inbentarioa egiteko inprimakiak. Zenbakia arkatza jarri da, eskuineko goiko izkinan.

Fitxa-lekuko

It ordenaren arabera egiten da. Hitzak eta zifrak ditu:

1. zenbakitze-orriak kopurua.
2. Barne inbentarioa orri kopurua.

Orri-Lekuko halaber ezartzen berezitasuna zenbakitzea. Bereziki, ez hizkiz ala indizeak, falta kodeak, orri zenbakiak argazkiak itsatsita, formatu handiko orriak, eta abar zehazteko. Gainera, orri inprimatzeko liburuxkak presentzia adierazi karpetan, dute ez direla Zenbakera nagusia markatu bada. Fitxa-lekuko vised konpiladorea. egoera eta konposizio karpetak de ondorengo aldaketa hura ere markatu behar du egintzak dagokion erreferentzia. Ez da zilegi egiteko txapa-lekuko izenburua karpeta edo bertan Dokumentuaren azken orrialdera fakturazioa garbiarekin orrian.

Barne inbentarioa

Da biltegiratze eta kontabilitate-informazioa denbora materialik (10 urte baino gehiago), eta etengabeko edukiagatik eratu. Barne inbentarioa dokumentuak barietate sortutako enpresei konpilatu bezala, izenburu horren edukia ez ziren kontuetarako. Inprimakia datuak aurkeztu beharko serie-karpeta indizeak, izenburuak, datak, eta orri zenbakiak erasoak zenbakiak gainean.

Barne inbentarioa For atxikitako laburpena errekorra. irudiak eta hitzak adierazi bertan sartuta dokumentuen kopurua, baita hura osatuz orri kopurua ere. Barne inbentarioa konpiladorea ETAren. karpeta bat loturik edo stapled badago formulario gabe, konpilatu zerrenda da azala barrutik atxikia.

Material osaeran aldaketak egon karpeta "Oharrak" islatu behar du. Zehazki dio erreferentzia kentzea, paper kopiak ordez, karpeta batean dokumentu osagarriak barne da. Aldi berean jarri egintza garrantzitsua erreferentziak. Beharrezkoa izanez gero, egon orri barneko inbentarioa laburtzen sarrera berri, baita karpeta lekuko inskripzioa daiteke osatzen dute.