Artxiboa gela eskakizunetara. erakunde artxiboak oinarrizko arauak

Artxiboa erakunde baten unitate egiturazko bereizi baten forma izan dezake edo bulegoan bizitzaren zati bat izan. Hau existitzen den dokumentu baten bolumena araberakoa da.

Nola antolatzeko

Edozein enpresa edo erakunde artxibo bat sortzea eskatzen neurri zehatzak multzo bat:

1. biltegiratze espazio egokiak hautatzeko dokumentuak gordetzeko eta behar bezala hornitzea behar duzu.
2. Arreta hartu behar estandarra betetzen duten baldintza sortzeko.
3. Beharrezkoa da hornitzea ikuspegi teknikotik batera - erosteko eta beharrezko ekipamendua instalatu artxiboko da.
4. biltegian loturik antolatu beharreko prozedura beharrezkoa dokumentu guztiak artxibatzea antolatzeko.
5. garatu behar da eta unitateko esparru arautzaile onartu.

neurri horiek ezartzea artxiboko dokumentuak segurtasuna eta horiek mantenduz beharrezko egoera bermatzen.

Nor da ARCHIVERO

Eta zer dira eskakizun hori artxiboko eta dokumentuak gordetzeko gehiago antolatzeko arduratzen egingo langileentzat dira? posizioak konbinatu eta beren baloia jaurti adibidez, idazkari bat edo Harreragilea izan daitezke?

Archivist - espezialista eta bere zeregina da artxiboko jarduerak antolatzeko. zion ardura dokumentuak segurtasuna lortzeko, erantzukizun osoa darama zuen. Bere lana ez da posible instrukzio zehatz bat edo baita (beharrezkoa bada) praktikak pasatzen estatuko artxiboak erakundearen gabe.

Bere funtzio hori parte-time lan beste langile transferitu daiteke. Normalean, artxibozain erantzukizunak dira kasu non dokumentazio batera metatzen zenbatekoa handia baldin banakako langilearen esleitzen. erakunde handi batean, horretarako post bereizi bat langile. Kasu honetan, ordea, normalean lan deskribapen bat ARCHIVERO agindutako lanak mota zehaztuz, baita bere eskubide eta betebeharrak osatuta dago.

Gauza nagusia - prozedura

Cases artxiboa erakundearen transmititu bat bereziki garatutako grafiko arabera. Bere marrazki departamentu, nor dokumentuak transmititu egingo du eta artxibozain onartu bakoitzaren buruak adostu behar da. lan artxiboko dokumentuen geroztik ez dira soilik gordetzen dira, baina baita noizean behin erabiltzen, beren alea arauak zehaztea (hala badagokio) eskaera aurkeztu zure erakundeak, baita kanpoko interes talde batean.

dokumentuak entregatzea to erregistratzeko liburuak jakin batzuetan ospatuko. eskakizunak, aginduak, egintzak kasu transferentzia aldi baterako hirugarrenek izena emateko prozesua prozedurak erabiltzea izateko (besteak beste hauen fiskalaren bulegoa eta epailearen dezakeena) daude. Igorritako hilabete bere langile propioak eta hilabeteko, gehienez, eta gehienez hiru dokumentu - party egiturak ordezkariek.

erakunde artxiboak oinarrizko arauak

artxiboa, baita edozein egiturazko unitatea jarduten xedapen bereziak, kudeaketa onartu oinarrituta. haren Langileak bere lana bere lana egin deskribapenak atxikitzen. enpresak hartutako xedapenak, artxiboak oinarrizko arauak (eskubideak eta erantzukizunak eta osaera beharrezko dokumentazioa neurri funtzionala egoerari) ezartzen du. bere oinarrizko egitekoak By, besteak beste:

1. Osagarri dokumentuak artxiboan, zein osaketa Araudi atal bereizi bat agertzen da.
2. Jarrai erregistro materialen eta seguru mantentzeko.
3. To the eskuragarri dokumentuak laguntza aurkitzeko garatzeko.
4. Aukera ematen artxiboko materiala gordeta prozedura erabili behar duzu.

Zure erakundea dokumentuak badu hori Archival Errusiar Federazioko Funtsaren garrantzitsua izan daiteke, ondoren, prestatu eta aurkeztu biltegiratze estatuan biltegiratze iraunkorra kanpoko egiturazko unitatea arazoei bat da.

bere funtzionalitate

artxiboa funtzioa sistematikoki bere zereginak eratortzen. direnak nagusiak honakoak dira:

1. Mantendu erosketa-iturri propioa du, hau da, erakunde edo enpresa-unitateen zerrendak.
2. Horietako Hartu era ordenatuan zaintza dokumentuak.
3. Kontuan hartu materialak eta beren segurtasun osoa bermatzeko.
4. Konformazio eta online laguntza sistema bat, artxiboko dokumentuak lotutako mantenduz.
5. Jokabide informazio zerbitzu kudeaketa eta egiturazko erakundearen unitate guztiak.
6. Antolatu alea eta dokumentazioa erabiltzeko gizabanakoen eta beste erakunde beharrei jarraiki, kontuan hartu behar da eta erabilera-prozesua aztertzeko.
7. Prestatu laburpenak eta erantzunak ofizialen herritar izaera sozial eta juridiko eskatu.
8. Egin ezazu dokumentu baten balioaren azterketa jardueren, antolatu, prozedura transferentzia biltegiratze iraunkorra ikuspegi udal edo estatu artxiboan batera (kasu honetan, betiere erakundearen gainetik artxiboak eskuratzea iturri bat da).
9. Check eraketa eta artxibo-fitxategiak iturriak eskuratzea ere zuzentasuna - bai euren egiturazko unitateak eta beste erakundeetan.
10. Enpresa nomenklatura mantenduz lan antolatzeko.
11. egiturazko zatiketa bakoitzaren dokumentazio laguntza praktiko eta metodologikoak eskaintzea.
12. artxibo eta erregistroen kudeaketa garapenean parte hartzea.
13. To archiveros eta langileen prestakuntza-kudeaketa dokumentatzeko lotutako postuetan helburuarekin egindako ekitaldi batean parte hartzeko.

Non ipini

Dakusagun orain zer dago artxiboa gela eskakizunetara. Gehien zer kontuan hartu behar da inportanteena, - ipini Edonola ez zaharra pertsonaia egurra eraikin eraikin eraikin onartzen, zein gordinak izan daiteke ere, gela nagusian ez ezik, attics soto batera, baita eraikinetan, sukalde berogailu dute.

egitura bera osotasunean da paper dokumentuak gordetzeko egokitu bada, orduan artxibo bat nahitaez gela isolatu bat ekarri.

Zure erakundea etorkizun hurbilean planak badu bere artxiboa propioak ezartzea, hemen aukera burua ezagutzea da hori prestatzeko prozesuan kontuan hartu behar eskakizun zerrenda batera egin behar duzu. Beraz, zer dira artxiboko gelan, eta horren helburua baldintza nagusia - arretaz eta segurtasunez gordetzeko beharrezko dokumentazio guztia?

zer behar da zerrendan egin beharreko eskuragarri

1. Artxiboa.
2. gela dokumentuak harrera, aldi baterako biltegiratze eta acclimatization diseinatuta dago.
3. gela horretan agiri hauek erabiliko da.
4. Ustiapen-gela (edo gelak) langileentzat.

Noiz espazioa ez da nahikoa ...

Kasu honetan, non fitxategia gela espazioa ez duela bahiketa posibilitatea uzten zion Legeak hainbat gela dedikatu espazio bakar egon zonalde partizioak bereizita banatzen luke. Oinarrizko baldintza, zein zorrozki bete beharreko kasu honetan ditu - bat isolatu biltegiratze dokumentuak beste toki batera eta haiekin lan egiteko.

Aparteko gela bat edo bereziki eraikitako eta backup gisa erabiltzen dokumentu biltegiratze eraikin gisa egokitu bat, behar da sua egiteko aukera dagokionez, arrisku bat egitea objektuak kendu. Adibide bat aipatu bezala aparkalekuak, garajeak eta gasolindegi daude. eraikin edo lokal artxiboko oso gertu ez aire kutsadura iturri gisa balio duten objektuak izan behar da.

Ahal izanez gero, fitxategi hauek beti bereizi bat, soilik izendatutako eraikin honetan beharrezkoak diren arauak eta arau guztiak eraiki jartzen. Baina, zoritxarrez, errealitatea da bere baldintzak ezartzen, eta erakunde gehienetan, dokumentuak lehendik instalazio gordeta, bihurtu eta egokitu horretarako.

Hori eskubidea mintzatzeko

eraikinak eta lokalak artxiboko to arauzko baldintzak ezagutu. Honako hauek izango dira:

1. Eraikina, hau da, ustezko biltegiratze etorkizuna izan behar da administrazio-kopurua aipatzeko. Erabat debekatuta dago artxiboko non daude catering zerbitzuak, janaria biltegiak, dendak substantzia sukoiak eta oldarkorra kategorian, baita teknologia kimiko garrantzitsuak aplikatuko jartzeko.
2. Baztertutako jarriz da unheated gela batean, eta non ez higiene baldintzak betetzen. zabartua artxiboak eraikin unacceptability aipatutako On.
3. bereziki garrantzitsua da su artxiboa gela betekizunak betetzen. Bere posible sute segurtasun - dokumentazio biltegiratze seguru baldintzak nagusietako bat. 2009ko urtarrilean, Errusiako Kultura Ministerioak eskaera bat º 3 ezarritako su Errusiako Federazioan gobernu eta udal artxiboak segurtasuna arauak berezian arauzko baldintza batzuk onartu zuen emana. Noiz eskatutako dokumentu biltegiratze araudiak gailua huts egin gabe ikusten dira.
4. Eraikinaren diseinua da uholde ezintasuna bermatzeko. gela behar da larrialdiko irteera bat izatea. Inolaz ere pasatzen zaio kanalizazio nagusiak (ur-bearing edo gas).

Da kokapen fitxategi sotoan posible?

Ez da biltegiratze archival jartzea gomendatzen sotoan gela, goiko solairuak edo alterazio esaterako ganbaran espazio gisa.

Larrialdi-egoeretan ez arau honetan salbuespenak egon daitezke. onartuko dira denean sotoan lehor eta ondo berotu, aireztapen mekanikoa hornituak, gai ordubete edo bi hirukoitza breathability eskaintzen. loft edo ganbara artxiboa da posible bakarrik dagokion tenperatura eta hezetasun baldintza hori ematen.

lokalak baldintza oso garrantzitsu bat kableatuaren gailua aldean artxiboa. It behartuta dago airtight socket batera itxiko da. Tresna elektriko eramangarriak lokarri gomazko isolamendu ematen. Behar ez den etxe barruan jarritako edo solairuan disjuntoreak biltegiratze komuna.

Hautatutako ez-dusting eta ez-korrosiboa material eraikin artxiboko repositories akabera material gisa. itzaltze-sistema neutral bitartez, dokumentuak seguru hornituta egon behar du. Ez da zilegi sua erabili dendan, besteak beste, berogailuak edo leku atzerriko objektuak.

Laburbilduz

Hautatutako eremuaren murrizketa gainetik artxiboa gela baldintza guztiak betetzen dituela ondoren, hartu egokitasuna edo desegokitzat erabiltzeko buruzko azken erabakia. Hartu erabaki bat, hala nola, ahalik eta osasun eta epidemiologikoa geltoki eta Estatuko Fire gainbegiratzea egiaztatu ondoren. Artxiboa jar daitezke edonon da zehatza azterketa prozedura ondoren bakarrik programatuta.

Bere helburua - sua gela argitzeko eta zehazteko, dagokion mailan, egiturazko iraunkortasuna handiak ikuskatzeko, solairu arteko gainjartzea indarra bermatzeko, balizko karga (ekipoak artxiboko eta gordetako dokumentuak pisua) kalkulatzeko, erabilgarritasuna eta aireztapen eta berogailua sistemak egungo egoera.

erakundearen (normalean etorkizunean artxiboko langile) ordezkariak, eta langile zerbitzuetan dagokion guztiaren gisa hartzen ikuskaritza In - .. Eraikina, sua, segurtasuna, etab azterketa emaitzak azken ekintza prestatzeko islatzen dira.