Enpresa batean Workflow. Kudeaketa Programa dokumentua eta erregistroa mantenduz

Workflow automatizazioa paratu ia guztiak negozioak modernoak neurri bat da. Nahiz eta enpresa txiki dira dokumentuetan, letrak, aurrekontuak, fakturak, kontratuak eta eskakizun mota guztiak barne-masa batekin lanean. Hori dela-eta, ia erakunde moderno guztietan neurri hori erabiltzeko workflow bat, hau da osotasun eta datuak babesteko, aurkitzeko eta hainbat informazio gordetzeko erraztasuna lepotik emandako gisa, eta bere onespena beharrezkoa den denbora optimizatzeko mugatzen saiatzen ari dela da.

Zergatik da?

Ia enpresako langileek edozein denbora asko igaro informazio zuzena aurkitu nahian, eta estatistikak eloquently dio lan-denboraren erdia hartzen duela. gertatzen den bezala, era berean, birsortzeko berriro ordez duzula berriro erabili existitzen "nonbait" edozein dokumentuak. da estandar bat egoera horretan, jatorrizko itun baten testua ordenagailuan abokatua da, eta aldizkariaren balore kontabilitate sisteman exekutatu kontratuak exekuzioa zeramatela on-sarrerak, fakturak eta egintzak dira paper forma finantza sailaren barnean, eta korrespondentzia ituna jokabide buruzko lan mail kutxak elektronikoak langile dago. "Sakabanaketa" Hau informazio oso segurtasun, osotasuna eta koherentzia kaltegarria da, egoera horietan han benetako workflow automatizazioa da.

Informazio-sistemak espezializatuak sarrera bidez konpondu arazo gehienak nagusi. Adibidez, aurrekontuak sistemaren zenbait interkonektatu aurrekontuen sistema bat sortzeko gaitasuna, eraketa eta dokumentuak, besteak beste, bertsio desberdinak gordetzeko jarraian, baita haien egoera zantzurik bat eskaintzen du. Horrela arazoa partzialki konpondu aurrekontua dokumentu, sistema horren erabilera.

Baina ez ahaztu, egungo aurrekontuen esparrua, baita kontabilitate eta ERP-sistemaren kasu gehienek duten informazio egituratua lan egiteko, hau da, sortu daiteke eta mahai formulario bat gordetako datu mota. Aditu gehienek arabera, edozein enpresa egituratutako informazio modernoaren datuen zenbatekoa guztira% 20 bakarrik ematen du, gainerako barne hartzen duen bitartean e-mailak, testu-dokumentuak, hainbat negoziazioak txostenak eta bilerak, irudiak, etab Sarritan, azterketak unstructured informazio gabe, besterik gabe, ez da posible normal bat ebaluazio kontektsta, jada dauden egituratua egiteko. Biltegiratzea, bilduma eta ondorengo datu horiek prozesatzeko da workflow bezala neurri horiek, eta eduki-kudeatzaileak informazio enpresako erabilera emandako.

Zer da?

dokumentu-kudeaketa sistema elektronikoen laguntzaz aurkeztutako dokumentuak oinarrituta erakunde baten langile arteko elkarrekintza erakundeek ematen du. Berriz 1C dokumentu dokumentuak sortzea, mugitu antolaketari buruzko posibilitatea eskaintzen du eta azaldutako horiek erabiltzen dituen dokumentuak eta prozesuen exekuzioa gaineko kontrola mantentzen du. Horrela, dokumentu elektronikoak enpresaren abantaila asko ematen du, bere lanak itzultzen da, benetan berrien maila bat.

sistema elektroniko honetan dokumentu bakar bakoitza dela bakarrean ezaugarritzen xehetasun multzo oso bat ezaugarri (askotan txartelak multzo esaterako aipatzen). Txartela Informazio barietate, dokumentu mota, eraketa eta aldaketa, egileak, baita biltegiratze espazioa eta askoz gehiago dataren barne izan ditzake. Etorkizun dokumentu kudeaketa sistema biltegiratze eta eskatutako agiriak berreskuratzeko emango que han sido txarteleko zehaztutako xehetasun arabera.

aukera

dokumentu kudeaketa Elektronikoa erakundeek eskaintzen abantaila asko ez bakarrik, baina baita aukera berriak asko, garrantzitsua da ere irekitzen ditu.

zentralizatu kontrol

zein handia den hau edo enpresa dokumentu kudeaketa sistema hori edozein izanda dokumentuak gainean zirkulatzen forma aldaketa azkarrak egiteko aukera ematen du. Adibidez, aldatzeko aplikazioa erantzukizuna hainbat zentrotan kostuak edozein inprimakia besterik zenbait doikuntza egiteko plantilla nahikoa erreklamazioa, eta dagoeneko sisteman gordetzen den da. Horren ondoren, adibidez, aplikazioaren bete duten langileek ezin izango du dokumentazio zaharkitua formak erabiltzeko gai izango, aplikazioa betetzen da geroztik eta sistemaren bidez bidali.

dokumentazio ziklo Laguntzea

dokumentu bakoitza dela etsi eta edozein enpresa prozesatu, nahitaez ezarri hainbat fase pasatzen. Adibidez, orduan korporatiboaren aurrekontua du, lehenik beharrezkoa da, egin eta, ondoren, onartu eta zehaztutako orduetan exekutatu. Horren ondoren, hainbat aurrekontu azterketa sakon menpe errendimendua benetako eta aurreikusitako eta artxiboan bidaliko. 1C dokumentu dokumentuak ziklo osoan estuak kontrol ematen du, kontuan korporatiboaren ingurunean oinarrizko baldintzak, baita hainbat lege arauak eta industria estandarrak konpainiaren negozioa hartzeko.

Talde-lana

dokumentu-kudeaketa sistema elektronikoa lan kolektiboaren erakunde bat besterik dokumentuak baino askoz gehiago eskaintzen du, eta parte-hartzaile diren bulego desberdinetan edo baita hiri ezberdinetan daude adituak izango dira.

Sistema dokumentu beraren bertsio kopuru nahiko handi bat gordetzen, gainera zuzentzeko eta aldaketa ere, datuak oharpenak ahal izango dute, hau da, gehitu iruzkinak eta oharrak batzuk, oinarrizko informazioa, zein entregatu beharko dio eragin gabe.

konfidentzialtasun

sistema horiek Ezaugarri beharrean garrantzitsua da dokumentu bera 1C duten sinadura digitala berezi baten enkriptatze jarraian bidez izena eman dezakezu. Horrek posible bakarra edozein informazio benetakotasuna egiaztatzeko, baina baita bakarrean egilearen identifikatuta, baita segurtasun eraginkorrena lortzeko hainbat datu gehiagorik, beharrezkoa izanez gero.

routing

dokumentu-kudeaketa sistema elektronikoak ez badago, orduan kasu horretan duten balore jakin batzuk sortzea parte hartzen du langilea, nahitaez ulertu behar da onena balore horiek transferitzeko. Dokumentu elektronikoa enpresa kudeaketa automatikoki transferitu datuak eskuineko pertsona.

Berez, routing libre eta zurrunak. Free aukera erabat hartzaile edozein egokia bezain norabidea dokumentatzeko ematen du, zurrun zehatzena erregulazio eskaintzen bitartean, baina kasu berezietan sistemaren Trafikoko arau-dokumentazioa aurrez instalatutako ekintza pausatu apur bat izan daiteke (adibidez, dokumentuaren zirriborroa bidali berrikusteko behar baduzu ) zenbait kanpo adituek.

sarbide-kontrol

Badira nola ezberdinetan enpresaren langile botereak artean bereizteko dokumentazio kudeaketari dagokionez hainbat aukera. Horrela, workflow aurreratu bat ahalbidetzen pertsona baten kontrol osoa emateko datuen gaineko editatzeko edo baita ikuspegi bakarrik baimendu edo oharpenak fitxategiak gaitasuna mugatzeko. Horrek datu desberdinekin lana asko errazten du, eta hori oso garrantzitsua da - askoz seguruagoa bihurtzen da.

integrazioa

finantza, industria, analitikoa, eta abar - gehienez datuen osotasuna, hau da, enpresa jakin batean marraztuta ziurtatzeko, dokumentu elektronikoak enpresa kudeaketa instalatutako sisteman integratzea besteekin aurreikusten hala nola integrazioaren bidez workflow-sistema moderno nahikoa egin erabilera anitz arteko lotura moduko bat bezala erabiltzen du sarritan software mota.

sistema guztien dokumentuak, logikoki, informazio hori izeneko testuinguruari lotuta dago. paper baten edukia edo e-mailak, faxak, ordainketa-dokumentuak, jarduera, bideo edo audio grabazioak erregistroak, eta nahiz eta beste informazio asko sar daitezke It. Dokumentuaren testuingurua gehitu daiteke eskuz edo guztiz automatizatzeko prozesuan, lehentasunak eta kudeaketa beharren arabera.

Adibidez, eraketa eta aurrekontuetan ondorengo aldaketen prozesuan workflow automatizazioa sistema modernoenak erabili ahal izango da beste testuinguru-informazioa kopurua:

• merkatu-ikerketa mota guztiak, ez bakarrik bere kabuz baina baita kanpoko iturrietatik lortu zituzten horiek barne;
• kontrako (erosle edo saltzaile) batera hainbat akordioak;
• Berezia legal eta erreferentzia dokumentuak;
• dokumentazio gehiago, edozein muga edo hipotesi bera ere islatzen (adibide gisa, inflazioa, truke-tasak eta beste datu-tasa);
• bilerak, minutu edozein bertsioan eztabaidatzeko aurrekontua da, eta langile iruzkinak mota guztiak eta parte-hartzaile behaketa-prozesuan (askotan, hala nola, dokumentazioa langile guztien artean bidaliko da e-mail bidez, eta gordeta bereizita informazio aurrekontu fitxategiak), besteak beste.

Erabiltzaile bat nor da aurrekontu batekin lanean, noiznahi, behar bada, gainetik dokumenturen bat ikusi, lan-fluxua teknologia modernoa esker hori egin zion inolako bilaketak luze gabe.

Zer sistemetan gurekin erabiltzen dira?

software ezagunena irtenbide hori enpresek Errusiako aurki daitezke bat deitu daiteke Microsoft Outlook lanabes konbinazioa Microsoft Exchange Server batekin. Lehenengo aplikazioa, printzipioz, ia ordenagailu guztietan ezarriko da, aldiz, Exchange Server da askotan hartu e-posta zerbitzari full-fledged gisa erabiltzeko. Izan ere, duela jada denbora pixka ospatu dokumentu elektronikoen sarrera izan zen enpresa, hala nola, programak soilik e-mail plataforma gisa erabiltzen dira, ezarpenak zentralizatu batzuk ere software honen automatizazioa workflow nahiko funtzionala ia erakunde guztiek gisa erabili ahal izango dira ondoren arren .

Momentu honetan, Errusiako merkatuan sistema ezberdinetan dozenaka beteta, zeinen bidez dokumentu baten kudeaketaren automatizazioa, eta antzeko softwarea eskaintzen ez bakarrik Mendebaldeko, baina baita etxeko garatzaileek. Nahiz eta Microsoft, Goiko programak gain, besteak beste, eduki kudeaketa Server edo SharePoint Portal Server gisa, nahiz eta utilitateak eskaintzen du.

gehienak dauden sistema guztien artean indartsu jotzen da Documentum izan, baina enpresek nagusiki handi automatizazio prozesu hori erabili. enpresek batzuen Workflow software automatizatu Lotus Notes pakete lepotik, baina askok deitu du "programatzaileak diseinatzaile" moduko bat, ezarri bezala bere sistema osoa oinarrituta nahiko zaila da.

Zer da sistemek Errusiako eta Mendebaldeko arteko aldea?

barne eta kanpoko utilitateak arteko desberdintasun nagusiak buruz hitz egiten bada, gaitasun eskalatzeko eskuragarri dira. Adibidez, Western sustatzaileei sisteman ia sistema eragile guztietan funtzionatu ahal bada, batez ere etxeko garatutako bakarrik horietako bat, edozein, eta jakina zen, sarritan dela Windows. Mendebaldeko sistemetan inongo DBMS erabiltzeko zehaztuta daudela. Horrelako Russian-sistemak mugak zorrotz oztopatzen gurutze-plataforma, irtenbide integratuak eraikitzeko aukera.

funtzionalitate dagokionez, Ezberdintasun nagusia Izan ere, West dokumentoproizvodstva automatizazioa eta workflow ere hainbat programa hori marka bakar baten pean jaulki ditzakete, baina hainbat helburu for helburuan ezarri datza. Adibidez, Documentum produktu banakako, zein automatizazioa osoa eta integratzeko ERP-sistemarekin erabiltzen dira kopuru bat eskaintzen du, onartzen Diseinu eta ingeniaritza dokumentu kudeaketa, eta abar Errusian garatua software gehienak nagusia, arazo jakin bat konpontzeko helburuarekin.

Era Aipagarria da desberdintasun nagusia duten bi alderdiek hurbiltzean zer workflow automatizazio sistema da datza. Mendebaldeko sistemetan xedea automatizazioa osoa emateko eta laguntza eman jarraipen-erakundearen barruan negozio-prozesuak hainbat bitartez, etxeko programak gehienek funtzio jakin batzuk bakarrik automatizatzeko bitartean.

gutxi gorabehera sistemen mendebaldeko kostua $ 400 areak $ 1.000 lanpostu bakoitzerako, ez dokumentu elektronikoak normal bat bermatzeko beharrezkoak ezartzea, hardware eta software kostua kontatuta. Askotan auto-sarrera lizentzien kostua ohiko erdi inguru kostatzen, programa gehienak bezala workflow ezarri hainbat promozio automatizazioa, baina egoera batzuetan magnitude handiagoko eskaera bat prezioa. zailenetako bat da, beti finantza dokumentazio automatizazio proiektua proiektu esaterako ezartzeko lizentziak kostua baino 2-3 aldiz handiagoa kostatuko.

Barne software at $ 200-600 eserlekua per saldu, eta hori kontuan hartu osagarriak programak eta hainbat ekipamendu kostua gain. Azkenean, konparatibo balio kalkulua egiten da, askoz ere modu berean mendebaldeko sistemetan gisa.

Ezaugarriak

kasu lehentasuna automatizazioa norabidea gisa gehienek dokumentuak harmonizazioa lotutako prozesuak, adibidez, hasierako prestakuntza eta aurrekontuak egikaritzea prozesuan daude. Hala ere, talde asko ari dira orain ofimatika eta workflow erabiliz, hau da, matrikula Sarrera eta irteerako dokumentuak prozedurak batera.

Sistema elektronikoak sarrera ez dela funtsean beste edozein sistema automatikoen sarrera desberdinak, beraz beharrezkoa da proiektu honen berezitasunak gainean dago.

Enpresa-mailako biltegiratze sortzea

Sarrera dokumentu Edonola ere automatizazioa, bertan dokumentazio guztia gordetzeko zenbait biltegian korporatiboaren eskaintzen du. biltegiratze egitura logikoa, garapen eta segurtasun politikak ezartzea gehiago, baita dokumentu biltegiratze hierarkia gehienezko zehaztasuna eskatzen du, eta zuk egin behar dira proiektuaren hasieratik.

Kontuan biltegiratze funtzioa duten diseinu hasieran zabaldutako daiteke hartu behar da, hain goiz etapa bat egin ahal izango da, uneko biltegiratze kokapenak agiri guztiak eraman behar korporatiboaren biltegian bakar batean. Ondorioz, erabiltzaileek bere burua ezagutzea daiteke sistemaren funtzio garrantzitsu batekin, eta, aldi berean, master eta bere aplikazioa. Bizkortzea langileen egokitzapena ezartzeko sistema horiek dokumentazioa, dokumentu berriak itxura, etab aldaketak on alertak zerbitzu funtzio erabileraren bidez izan daiteke

Horrela, workflow hori garatzeko eta bere eragiketak hobetzeko bilatzen du edozein enpresa modernoak behar da.